KOMUNIKASI BISNIS
Komunikasi bagi setiap insan dalam suatu organisasi menjadi hal penting
untuk menciptakan kesamaan pemahaman atas informasi yang disampaikan satu sama
lain. Komunikasi merupakan sebuah pentransferan makna ke pada orang lain dalam
bentuk lambang-lambang, simbol, atau bahasa-bahasa tertentu sehingga orang yang
menerima informasi memahami maksud dari informasi tersebut.
Komunikasi pada gilirannya dapat menciptakan kepuasan bagi
orang-orang yang melakukannya, seperti diungkapkan Dale Carnegie (2000) bahwa
kepuasan bisnis, sosial, dan pribadi tergantung pada kemampuan seseorang
berkomunikasi dengan jelas pada orang lain, apa pekerjaannya, apa yang
diinginkannya, dan apa yang dipercayainya.
Demikian pentingnya makna sebuah komunikasi bagi manusia yang hidup
dalam interaksi sebagai makhluk sosial antar satu manusia dengan manusia
lainnya, demikian pula interaksi yang terjadi dalam sebuah dunia kerja pada
organisasi perusahaan. Komunikasi memiliki arti yang penting dalam segala macam
organisasi, baik organisasi berorientasi bisnis maupun organisasi nirlaba.
Tanpa komunikasi organisasi tidak dapat menjalankan fungsinya. Sedemikian
pentingnya komunikasi bagi suatu organisasi sehingga dapat dikatakan komunikasi
menjadi sumber kehidupan organisasi, yaitu sebagai pengendalian, motivasi,
pengungkapan emosional, dan informasi.
Sehubungan dengan kondisi saat ini, persaingan dan perkembangan dalam
dunia bisnis sangatlah ketat. Selain itu, dunia bisnis tidak pernah lepas dari
hubungan dengan stakeholders. Stakeholders adalah kelompok atau individu yang
dukungannya diperlukan untuk kesejahteraan dan kelangsungan hidup organisasi.
Salah satu faktor yang dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuannya
adalah membina hubungan yang baik dengan stakeholders.
A. Pengertian Penting Komunikasi
Menelusuri
dari asal katanya, komunikasi berasal dari dari perkataan “ Communicare” yaitu
yang dalam bahasa latin bermakna “berpartisipasi atau memberitahukan”,
sedangkan perkataan “ Comunis” berarti milik bersama ataupun “berlaku
dimana-mana” atau juga berarti sama, sama di sini maksudnya sama makna. Jadi
jika dua orang melakukan komunikasi misalnya dalam bentuk percakapan maka
komunikasi akan berjalan atau berlangsung dengan baik selama ada kesamaan makna
mengenai apa yang dipercakapkan.
Beberapa
pengertian komunikasi dapat di lihat pada beberapa pendapat berikut ini. Robin
(1996) mengatakan bahwa komunikasi mencakup baik pentransferan makna maupun
pemahaman makna. Gibson et.al mengemukakan komunikasi adalah penyampaian
informasi dan pengertian dengan menggunakan tanda-tanda yang sama (1992).
Menurut James G. Robbin dan Barbara S. Jones (1982), dalam bukunya Effective
for Today Manajer, bahwa: “Komunikasi adalah suatu tingkah laku, perbuatan,
atau kegiatan penyampaian atau pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti
atau makna. Atau lebih jelasnya lagi komunikasi adalah suatu pemindahan , atau
penyampaian informasi mengenai fikiran dan perasaan”.
Komunikasi pada prinsipnya mengadakan hubungan sesuai dengan perkataan
di atas disebutkan pemindahan atau penyampaian atau pengoperan lambang-lambang
(biasanya dalam bentuk kata-kata) untuk merubah tingkah laku orang lain. Hal
ini juga dikatakan oleh Pang Lay Kim dan Hazil (1981) bahwa kom unikasi
sesungguhnya, adalah lebih luas dari pada hubungan menghubungi saja, juga
meliputi cara penyampaian maksud manajemen, mengatakan suatu atau menunjukkan
bagaimana sesuatu harus dikerjakan dan sebaliknya ia juga, meliputi syarat
bahwa manajemen itu harus mendengarkan pula pendapat orang lain yang dikatakan
itu.
Dari
uraian tersebut di atas terlihat adanya cara menyampaikan maksud yaitu dengan
cara merumuskan komunikasi menyampaikan maksud yaitu dengan cara merumuskan
komunikasi sebagai tingkah laku, perbuatan atau kegiatan penyampaian atau
pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti atau makna. Artinya perbuatan
atau kegiatan menyampaikan suatu gagasan atau informasi dari seorang kepada
yang lainnya, jelasnya adalah pemindahan atau penyampaian informasi mengenai
fikiran, perasaan, dan fakta-fakta melalui proses.
Iklim
komunikasi yang baik akan menciptakan kepuasan komunikasi, yang mana
selanjutnya dapat menunjang pembentukan, pengembangan, dan penghayatan
nilai-nilai budaya organisasi pada seluruh anggota organisasi. Dengan
menguatnya budaya organisasi maka akan memberikan peluang besar bagi organisasi
tersebut untuk menjaga kelangsungan hidup dan perkembangan organisasi karena ia
dapat mempertahankan fungsi apadatasinya terhadap persoalan-persoalan eksternal
dan fungsi integrasinya dalam menghadapi permasalasahan-permasalahan internal”
(Muluk, 1998).
B. Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis dapat didefinisikan sebagai proses pengirimandan
penerimaan berbagai pesan bisnisyang terjadi di dalam sebuah organisasi, baik
dengan pihak internal maupun eksternal organisasi demi mencapai tujuan
organisasi.
Dunia
bisnis tidak pernah lepas dari hubungan dengan stakeholders. Clarkson dalam
buku Edy dan Faulina (2011:68) berpendapat bahwa stakeholders adalah kelompok
atau individu yang dukungannya diperlukan untuk kesejahteraan dan kelangsungan
hidup organisasi. Salah satu faktor yang dapat membantu organisasi untuk
mencapai tujuannya adalah membina hubungan dan komunikasi yang baik dengan
stakeholders.
Komunikasi bisnis merupakan alat untuk menghubungkan antara organisasi
dengan stakeholders, baik di lingkungan internal maupun eksternal organisasi.
Komunikasi internal mencakup komunikasi dengan para pemilik, sesama pihak
manajemen serta dengan karyawan. Sedangkan komunikasi eksternal meliputi
komunikasi dengan pihak-pihak yang berada di luar organisasi yang berhubungan dengan
kelangsungan hidup organisasi.
C. Menuju Komunikasi Efektif dalam
Bisnis
Ide-ide
cemerlang berkaitan dengan komunikasi efektif banyak dikemukakan
penulis-penulis kontemporer, sebagai hasil penelitian mendalam tentang dunia
komunikasi modern seperti beberapa yang dilansir berikut ini.
Gagasan perlu
ditampilkan secara bernalar (memenuhi kaidah reasoning atau penalaran) agar
dapat dipahami oleh seorang pembaca. Juga teks-teks yang yang dipilih untuk
menyampaikan secara akurat pelbagai makna yang akan dikeluarkan penulis harus
tidak ambigu (bermakna ganda) agar sebuah gagasan tidak disalahpahami seorang
pembaca (Hernowo, 2001).
Gagasan adalah
modal dalam komunikasi, gagasan yang disampaikan baik secara lisan maupun
tulisan adalah komuni kasi yang bermaksud agar pihak lain memahami dan
mengetahui secara pasti apa yang ingin disampaikan. Dari kutipan di atas bahwa
sebuah informasi dalam komunika si berbentuk tulisan harus masuk akal bagi
orang lain dan tidak bermakna ganda sebagai upaya agar informasi yang
disampaikan melalui tulisan tersebut tidak disalahartikan oleh pembacanya.
Biasa terjadi dalam dunia kerja, pimpinan memberikan suatu bentuk pesan
tertulis baik berupa instruksi kerja maupun sekedar info rmasi yang sifatnya memberikan
pesan motivasional dalam bekerja, tidak dipahami oleh para karyawan dan bawahan
akibat bahasa yang tertulis dalam informas i yang disampaikan terlalu
birokratis, terlalu intelektuil, atau tidak dapat dipahami melalui nalar
seorang karyawan.
Rob Abernathy dan Mark Reardon
(2001) mengemukakan bahwa para ahli neuro-linguistic mengingatkan kita akan
keampuhan bahasa untuk mendapatkan asosiasi mental. Anda dapat memberikan makna
lebih dalam dan pemahaman lebih jernih dari presentasi anda dengan menggunakan
bahasa setiap modalitas (visual, auditori, kinestetik).
Senada
dengan itu Bobby dePoterter et.al. menyatakan bahwa otak terdiri dari tiga
jalan utama atau modalitas, untuk memproses rangsangan yang datang kepada kita
dari dunia di luar diri kita. Ketiga modalitas ini, visual, auditori al, dan
kinestetik, merupakan saluran komunikasi yang membantu memahami isi pesan
(informasi) dari sebuah komunikasi.
Modal
visual dalam berkomunikasi merupakan kemampuan untuk menciptakan dengan jelas
gambaran apa yang ingin disampaikan dalam sebuah komunikasi. Modal auditorial
mengupayakan bagaimana agar pihak penerima informasi atau lawan komunikasi
dapat mendengarkan melalui telinga mereka dengan cara memberikan penjelasan
atau dialog yang penerima mampu mencerna semua penjelasan tersebut. Terakhir
kinestetik sebagai modal komunikasi efektif berupa gerakan-gerakan fisik yang
membuat lawan komunikasi lebih tertarik pada apa yang disampaikan dan terlebih
dapat memahami dengan jelas bagaimana suatu cara harus diperbuat dengan
mencontohkan gerakan-gerakan tertentu.
Memperjelas
model komunikasi ini, kita ambil sebuah contoh di dalam training rekruitmen
tenaga kerja baru untuk mempersiapkan karyawan yang terampil dalam bidang
pelayanan costumer bank sebagai seorang teller yang biasa berhadapan dengan
orang banyak. Pihak Human Resources Departemen (HRD) perusahaan memberikan
presentasi dengan menggunakan peralatan-peralatan audiovisual dan menampilkan
gambar-gambar, bagan, dan pola-pola grafis tertentu, selain membuat
ketertarikan apa yang disampaikan, biasanya cara ini membuat audiens lebih
cepat memahami isi
penyampaian
dalam komunikasi ini. Selanjutnya, HRD juga memperdengarkan contoh speaking
style dari peralatan audio vidual tersebut bagaimana seharusnya cara berbicara
yang menarik kepada para customer dan membuat mereka merasa dihargai.
Selanjutnya contoh modal kinestetik adalah memperagakan dengan gerakan tubuh
untuk mengajari para calon teller bagaimana berkomunikasi non verbal (bahasa
tubuh) kepada costumer.
Ini hanya
salah satu contoh pemanfaatan modal dalam berkomunikasi dalam dunia kerja,
banyak contoh lain seperti dalam rapat, memberikan instruksi kerja, dan lainnya
yang menjadikan komunikasi antar pimpinan dengan bawahan atau sesama level
kerja dapat tercipta dengan efektif.
D. Memaknai Pengertian Komunikasi Non
Verbal Dalam Interaksi Bisnis
Ternyata
dalam berkomunikasi, kita tidak hanya memanfaatkan komunikasi dalam bentuk
lisan dan tulisan belaka, komunikasi non verbal atau lebih diartikan sebagai
komunikasi bahasa tubuh merupakan alat komunikasi yang tidak kalah pentingnya
bahkan banyak dimanfaatkan dalam berkomunikasi pada dunia modern saat ini tidak
terkecuali dalam dunia bisnis.
Penulis-penulis
buku kepribadian banyak mengulas masalah komunikasi non verbal ini dalam
menunjang perilaku-perilaku manusia modern pada dimensi kehidupan apapun,
terlebih dalam berbisnis dan berorganisasi. Sebenarnya komunikasi non verbal
ini bukanlah suatu hal yang baru dan terlalu istimewa, namun beberapa dekade
belakangan pada saat orang beorientasi materislisme hal satu ini dilupakan
banyak orang. Ketika manusia kembali menganggap penting nilai-nilai kemanusiaan
sebagai unsur penting pada sebuah dunia bisnis, menganggap bahwa hubungan
antara manusia adalah sesuatu yang penting dan tidak bisa dikesampingkan,
muncullah bahasan-bahasan tentang komunikasi non verbal.
Dale
Carnegie (2000) menyarankan kepada semua orang suatu semboyan “tersenyumlah,
maka kau akan diterima dimana-mana, cemberutlah, kau akan diusir dari muka
bumi”. Inilah satu contoh komunikasi non verbal yang memanfaatkan satu bagian
dari wajah manusia yakni bibir untuk selalu membentuk huruf “U” yang bermakna senyum
(smile).
Smile adalah
komunikasi tubuh, orang-orang akan merasa tertarik pada sesuatu yang akan
dikomunikasikan (diinformasikan) jika seseorang bersedia untuk tersenyum.
Pengalaman seseorang yang pernah dirawat inap pada sebuah Rumah Sakit di
Malaysia, dimana diberlakukan “Smile Week ” atau minggu senyum, semua karyawan
(petugas rumah sakit) harus menunjukkan senyum kepada karyawan lainnya dan
seluruh pasien rumah sakit. Hasilnya, semua orang merasa lebih bersemangat
dalam bekerja karena dorongan psikologis dari senyum, dan para pasien merasa
lebih akrab dengan para petugas rumah sakit. Suatu yang sangat berguna dalam
dunia kerja.
Bobby dePorter
et.al. menguraikan lima bentuk komunikasi verbal yang bisa digunakan baik dalam
organisasi dan segala jenis interaksi diantaranya:
Kontak mata
Ekspresi wajah
Nada suara
Gerak tubuh
Sosok dan postur tubuh
Mata sebagai indera penting bagi perilaku manusia, dapat
mengkomunikasikan emosi apa yang ada di dalam diri seseorang. Kejujuran dan
kebohongan dapat diidentifikasi melalui mata, sebab mata adalah jendela hati.
Kedudukan
mata dalam sebuah proses komunikasi non verbal sangat penting, karena biasanya
seseorang berkomunikasi selain berbicara, juga mengarahkan pandangan ke lawan
komunikasi. Kita perhatikan pada sebuah rapat organisasi, seorang pembicara
mengarahkan pandangan ke pada setiap audiens, sebaliknya para audiens menatap
seorang presenter sebagai upaya untuk memahami apa yang sedang dikomunikasikan
olehnya.
Menurut
Carnegie bahwa seseorang yang sedang berkomunikasi apakah ia tertarik atau
serius terhadap apa yang sedang dibicarakan selalu menatap mata orang yang
menyampaikan suatu informasi dalam sebuah komunikasi ( 1999). Jika orang tidak
tertarik pada lawan komunikasi, pandangan mata tidak tertuju kepada sumber
informasi, atau selalu mengalihkan pandangan ke arah lain.
Ekspresi
wajah juga cara berkomunikasi non verbal. Pimpinan bisa menandai seorang
karyawan bekerja dengan penuh semangat atau tidak terlihat dari ekspresi wajahnya
ditandai dengan air muka.
Nada suara
dalam komunikasi non verbal adalah frekuensi dan nada bicara seseorang.
Orang-orang yang memang mampu dan menguasai suatu kerja bidang tertentu akan
memberikan informasi kepada orang lain dengan suara yang penuh keyakinan,
menyampaikan dengan lugas, tidak terputus-putus, dan dapat memberikan pemahaman
sehingga apa yang disampaikannya dapat dimengerti orang lain. Gerak tubuh juga
mampu mengambarkan emosi seseorang, gerak tubuh yang sigap menunjukkan semangat
dan keseriusan dalam bekerja, gerak yang lamban mengindikasikan bahwa seorang
karyawan sedang tidak bersemangat. Dalam hal ini pimpinan terutama pengawas
langsung dapat memberikan teguran atau saran agar karyawan tidak berlaku demikian
pada saat jam kerja.
Sosok dan
postur tubuh, maksudnya posisi tubuh pada saat berkomunikasi. Dapat
diperhatikan orang-orang yang sedang berdiskusi dalam sebuah pembicaraan
serius, tidak pernah duduk dengan posisi santai, tubuh bagian atas didorong
lebih ke depan sebagai tanda ketertarikan pada suatu masalah yang sedang
dibicarakan.
Dari
pembicaraan mengenai komunikasi non verbal di atas, dapat diimplikasikan bahwa
jika pimpinan dapat memahami komunikasi non verbal para bawahannya, maka
karyawan dapat dengan mudah mengendalikan karyawan sehingga pencapaian tujuan
untuk membentuk pola perilaku etis.
Kesimpulan
Komunikasi
bisnis yang efektif dipengaruhi oleh saluran komunikasi formal, struktur
organisasi, spesialisasi jabatan, pemilikan informasi, jaringan komunikasi
dalam organisasi. Ini dimaksudkan bahwa faktor-faktor tersebut harus
diperhatikan dengan bijaksana oleh pihak manajemen perusahaan agar perilaku
karyawan terbentuk dalam sebuah pola perilaku etis.
Selain itu, komunikasi bisnis efektif juga
bisa dicapai dengan memahami model komunikasi non verbal (bahasa tubuh) seperti
kontak mata, ekspresi wajah, nada suara, gerak tubuh, sosok dan postur tubuh.
Dengan pemahaman dan apa yang harus dilakukan pada sebuah komunikasi non verbal
maka diharapkan individu dalam organisasi dapat berkomunikasi dengan efektif
dan pola perilaku etis dapat terbangun.
SUMBER :
Arifin, Anwar. 1988. Ilmu Komunikasi Sebagai Pengantar
Ringkas , Rajawali Press. Jakarta.
Carnegie, Dale 1999. Mencari Kawan dan Mempengaruhi Orang
Lain. Gramedia. Jakarta.
Joedono, S.B. 2001. “Pengendalian Ektern Perilaku Dalam
Teori Organisasi”,
Kim, Pang Lay dan Haazil. 1981. Manajemen Suatu Pengantar,
Ghalia Indonesia. Jakarta.
Murdick, Robert G, et.al. 1993. Sistem Informasi Manajemen
Modern , Erlangga. Jakarta.
Nitisemito, Alex . S. 1982. Manajemen Personalia, Cetakan
Ketiga. Ghalia Indonesia. Jakarta.
Robbin, James G dan Jones, Babara S. 1982. Effective Communi
cation for Today Manager. Terjemahan R. Truman Sirait, Tulus Jaya. Jakarta.
Rob Abernathy dan Reardon, Mark. 2001. Menjadi Pembicara
Hebat. Kaifa. Bandung.
Sondang, P. Siagian. 1986. Organisasi Kepemimpinan dan
Perilaku Administrasi. Cetakan Keempat. Gunung Agung. Jakarta.
